営業メールで商談につなげる方法【営業メール例文も紹介】

営業メールをうまく使えば効率的な商談を設定したり、リードとの接点を持てたり少ない人数でも売上を上げる効果が期待できます。この記事では営業メールを商談につなげる方法を具体例を交えながらご紹介していますので、営業メールで成果を上げたい方は必読です。

営業メールとは

商品の販売や商談のアポイントメント取得など、企業の営利活動を目的としたメールは一般的に営業メールだと認識されます。飛び込み営業やルート営業などの対面での営業手法と異なりPC1台で完結する手法なので、リモートワークが主流の企業においても効率的に営業活動が行えることが特徴です。また受信側が好きなタイミングで確認できるため、相手の時間を奪わない営業手法としても注目されています。

一方昔ながらの営業手法に慣れた方の中には「営業メールは開封されない」「営業メールはクレームに発展しやすい」など、営業メールに対して悪い印象を持っている方もいるかもしれません。たしかに営業メールはテクニックが必要な営業手法です。しかしポイントを押さえて運用すれば営業効率を格段に向上させることができます。ここからは営業メールのメリット・デメリットをご紹介しつつ効果を出すポイントや注意点、具体的な例文をご紹介します。

営業メールのメリット

営業手法には、メール以外にも飛び込み営業やテレアポ、ダイレクトメール、折り込みチラシなど多くの手法があります。既にこれらの営業手法を導入している企業の場合、営業メールを導入するメリットが思いつかないかもしれません。しかし営業メールには「メール」を用いることで生まれる、営業活動を効率化してくれるさまざまな効果があります。そのため、少ない工数で効率的に売上を上げたい企業は、営業メールを活用することが重要です。ここからは営業メールに具体的にどのようなメリットがあるかをご紹介するので、導入検討の参考にしてください。

テキストとして残る

アプローチした内容やその後のやり取りがテキストとして残ることは他の営業手法にはない営業メールならではのメリットです。商材やサービス内容を後で見返すことができるため、相手の理解が深まる効果が期待できます。電話営業では伝えづらい内容もメールであればわかりやすく解説できることもあるでしょう。サービス内容が複数あったり一般的ではない商材を扱っている場合はメール営業がおすすめです。

営業スタッフ側から見たメリットとするとコミュニケーション内容がテキストに残ることで振り返りがしやすくなります。メールのやり取り自体が営業日報のような役割を果たし顧客状況の振り返りが容易になるためです。また万が一トラブルが発生した場合もテキストで履歴が残っているため対処しやすくなります。電話営業や対面の商談だと「言った言わない」の水掛け論に発展するケースもありますが、メールでのやり取りならそのような心配もありません。

1度に大量の見込み顧客へアプローチできる

1度に大量の見込み顧客へアプローチできる点もメール営業のメリットです。電話営業や飛び込み営業では1件1件アプローチする必要があるため、大量の顧客に1度にコンタクトできません。折り込みチラシやダイレクトメールを使えば大勢の見込み顧客へアプローチできますが広告費用や郵送費用、印刷費用などの予算が必要です。

営業メールであれば電話営業や飛び込み営業のような物理的な障壁はありません。そのためボタン1つで多くの見込み顧客へのアプローチが可能です。またメール送信には費用がかからないケースが多いので、折り込みチラシやダイレクトメール等よりも経済的な営業手法と言えます。予算を使わずに大量の見込み顧客へアプローチしたい場合はメール営業がおすすめです。

営業メールのデメリット

営業メールには履歴が追えたり予算をかけずに見込み顧客へアプローチできるメリットがあります。しかし実際に営業メールを行う前にはメールといった媒体を使うことによるデメリットを理解しておくことが重要です。ここからは期待していたほど効果が出なかったり、思わぬトラブルに巻き込まれたりしないよう営業メールのデメリットと対策をご紹介します。どれもが適切に対処すれば防げる問題なので営業に関わるビジネスパーソンとして知識を身につけておきましょう。

開封率が低い傾向にある

営業メールで届いたメールの開封率は低い傾向にあります。メールを開封してもらえないとメール営業の意味がありませんのでこの点は最大のデメリットです。1度送信したメールは送り手側で編集できないので、送信前に開封率を上げる工夫を行っておく必要があります。送信前にはメール受信側の気持ちになってメールを見返してみましょう。もし開封率が想定よりも低い場合はタイトルや配信日時の工夫、メーリングリストを見直したりする施策を行えば問題ありません。これらの施策についてはこの記事内で後ほど詳しくご紹介するので、参考にしてください。

信用問題につながる可能性がある

営業メールを送りすぎたり配信ミスをすると信用問題につながる可能性があることも覚えておきましょう。アポイントメントを取りたいからといって営業メールを送りすぎるとクレームに発展する可能性もあります。頻繁に飛び込み営業に来られたら反感を覚えるように、営業メールも送り過ぎは悪印象を与えるので注意してください。また営業メールでの配信ミスは情報の取り扱いに対する信頼を失うことにもなります。タイトルや文面に誤字脱字・誤情報の記載がないか配信前には入念に確認しましょう。加えて送付先やメールアドレスの取り扱いについても細心の注意を払ってください。送り先を間違えたり、宛先をccに入れてしまいメールアドレスが漏洩するような事案を発生させると企業コンプライアンスに疑いの目を向けられる場合もあります。このような事態を防ぐために仕事用のメールアドレスも個人情報であるという認識を社内で徹底しましょう。また営業メール用の専用ツールを利用するなど、配信前に社内でダブルチェックを実施することもおすすめです。

営業メールの効果をアップさせるポイント

営業メールのメリット・デメリットがわかったところで営業メールの効果をアップさせるポイントをご紹介します。営業メールのポイントとしてまずはメールを開封してもらうことを念頭に置きましょう。デメリットでもご紹介したように営業メールの開封率は低い傾向にあります。ここが最初のハードルとなりますので開封率を上げる施策は必ず取り入れてください。メールを開封してもらった顧客が具体的なアクション（資料請求やお問い合わせ、商談の設定）を起こすための工夫も忘れてはいけません。メール営業の目的は顧客と接点を持つことですから商談を設定できるようなメールを配信しましょう。それでは具体的な施策をいくつかご紹介します。

件名にこだわる

配信するメールの件名（タイトル）にこだわりましょう。メールの件名が開封率に与える影響は非常に大きいからです。そのため件名をつける際は「重要性」「緊急性」を意識してください。まず件名に重要性を持たせることでメールが目に留まる可能性が高まります。多くのビジネスパーソンには毎日大量のメールが届くため、まずは受信箱の中で目立つ件名にすることが重要です。例えばストレートな方法とすると件名の最初に【重要】とつけるだけでも開封率の向上が期待できます。次に緊急性を持たせることも有効です。件名に目が留まったとしても、クリックされて開封してもらえなければ意味がありません。クリックしてもらうためには「今すぐメールを読まなければならない」と相手に思ってもらう必要があります。例えば【本日〇時までの限定】【先着〇社のみ】など、行動を促す言葉を使いましょう。

本文はわかりやすく簡潔に

メール本文はわかりやすく簡潔にまとめるようにしましょう。現代人は忙しいので長い文章であればあるほど読まれる可能性は下がります。冒頭で回りくどい挨拶文が続いて本題までなかなかたどりつかなかったり、どのような内容のメールなのかわからなかったりするとその時点で読むことを止めてしまう人が多いでしょう。そのためメール営業で伝えたい内容（結論）を最初に記載し、メールを読み進めることによるメリット・ベネフィットを提示してください。例えば商談をとることが目的なのであれば「商談をしたい旨（結論）」「どのような商材、サービスについての商談なのか（メリット）」「商材、サービスを導入することによるベネフィット」などをコンパクトにまとめて記載すると反応率が良くなるでしょう。PREP方やSDS法などのフレームワークを使ってわかりやすい文章にするよう意識してください。

求めるアクションやアポ日時を具体的に記載する

メール内には相手に求めるアクションやアポ日時を必ず具体的に記載してください。これらの情報が書かれていないと、メールの受け手がアクションを起こす可能性は低くなります。メール営業を送る相手はまだ会ったことがないファーストコンタクト先であることが多いです。そのためどのように行動してほしいのかを記載しておかないと商談をしたいと思ってもどのようにすれば良いのかわからず、アポイントメントにつながらないケースも多々あります。メール内には求めるアクション（メールに返信してほしいのか、電話してほしいのか、ホームページから申し込んでほしいのか）や、具体的な商談日時を複数記載するなど相手を誘導する情報を事細かに記載しておきましょう。

メールが開封されやすい平日の日中に送付

メール営業を送る時間を意識することも重要です。もしメールを土日に送ると月曜日の朝には受信箱の中で多くのメールの中に埋もれてしまいます。また平日の夕方に送ると、定時までに業務を終わらせたい気持ちが強くメールの開封は後回しにされてしまうでしょう。そのためメール営業を行う場合はメールが開封されやすい平日の日中に送付してください。平日の日中であれば業務に余裕があることが多く、メールの開封率も上がります。ただし月末月初や連休明け、各業界の繁忙期などは平日の日中であっても開封されない可能性が高いです。平日の日中に送ることを前提として、ターゲットユーザーの行動を想像して送付時間を決めましょう。

営業メールを送る際の注意点

営業メールを行う際はいくつか注意するべきポイントがあります。営業メールは文章のみでアプローチする分、メール内容に注意しなければ誤解を招く可能性が高いです。またメールというツールの特性上、送信側と受信側の環境によっては意図しない状態になる場合があります。さらにメールによる一方通行のアプローチなので、初期設定にミスがあるとリカバリーが難しいです。ここからは営業メールを送る際の注意点を4つご紹介します。営業メールを行う前にはこれらの事項を必ずチェックするようにしてください。

初回メールは慎重に

まず初回の営業メール送信は慎重に行ってください。ファーストコンタクトの相手に送ることが多い営業メールはメールの内容のみで第一印象が決まります。そのため言葉遣いが間違っていたり、適切な敬語が使えていないとその後のビジネスに大きな影響を与えます。第一印象を悪くしないようメールの件名・本文の内容には十分注意しましょう。対策としては送付前に社内で回覧することがおすすめです。営業に関わらない社員にも読んでもらい、第一印象として感じたことを率直にフィードバックしてもらえるとクオリティの高い営業メールを作成できます。

添付資料は忘れずに

営業メールに添付する資料がある場合、資料の添付を忘れないようにしましょう。営業メールを作成する際、件名や本文に気を取られて資料を添付し忘れるミスが起こりがちです。資料を添付しないままメールを送信してしまうと、資料付きのメールを再度送る必要があるので送信前に必ず確認してください。また資料の容量が重すぎると、受信側が資料をダウンロードできなかったりそもそもメールを受信できないなどのトラブルが起こる可能性があります。一般的には添付ファイルの容量が2MB以下であれば問題なく送信できることが多いです。そのため添付資料は送信前に圧縮し、可能であればZIPファイルで送信するなどの工夫をしましょう。

誤字脱字・文字化けに気をつける

件名・本文の誤字脱字や文字化けにも気をつけましょう。受け取ったメール内に誤字脱字があると読み手の印象が悪くなります。また文字化けを起こしているメールは不審な印象を与えるため、反応率が悪くなる可能性が高いです。誤字脱字はWeb上の校正ツールを利用したり、声に出して読んでみると発見しやすくなります。送信前に必ず確認しましょう。また文字化けは環境依存（機種依存）文字や特殊記号を使うと発生します。単位記号は英数小文字を利用し、四角や三角などの記号は極力避けるなどどのようなデバイスで受信しても文字化けが起こらないように気を遣いましょう。文字化けを防ぐためには文字コードに「UTF-8」というコードを使う方法も有効です。

アポイントメントの候補日は複数提案する

営業メール内で伝えるアポイントメントの候補日は複数提案しましょう。受信者が営業メールの内容に興味を持っても商談候補日が1つしか記載されていないと、都合がつかずに商談設定を見送ってしまうケースが多くあります。電話営業であれば直接日程調整が可能ですがメール営業の場合は本文内に書かれている候補日の都合がつかなければ商談につながることはありません。候補日の選択肢を増やすことでアポイントメント設定のハードルを下げることが重要です。候補日を増やすことと候補時間帯を増やすことも意識してください。例えば〇月〇日の午前中と午後、それぞれを候補日時として提示すると受信側がスケジュール調整しやすくなります。

営業メール送信後の商談に結びつけるためのポイント

営業メールに反応があったら確実に商談に結びつけることが肝心です。反応があった場合の対応を事前に想定していないと、アクションが遅れて商談が流れてしまう可能性もあります。そのため反応があった場合のマニュアルを予め用意しておきましょう。また実際に商談を有意義な内容にするための準備も忘れてはいけません。メール営業の目的は商談を設定することですが、商談の目的は受注すること（商材、サービスを購入してもらうこと）です。メール営業に反応があってから実際に商談を行うまでの間にできることは済ませておきましょう。ここからは営業メール送信後に商談に結びつけるためのポイントを2つご紹介します。

返信が来たらすぐに対応

営業メールに返信が来たらすぐに対応しましょう。返信に対して反応がないとメールが届いていないのではないだろうかといった不安や、レスポンスが悪いといった不信感を与えることになります。商談前に印象を悪化させないよう基本的には返信が来た当日、遅くとも1営業日以内には対応するのが望ましいです。また営業の鉄則は「鉄は熱いうちに打て」です。返信に対してすぐに対応することで見込み顧客の感度が高い状態で商談に望めます。なおこの際の対応方法はメールでも電話でも構いません。しかし相手からの返信メールに電話番号が記載されている場合は、コンタクトを密に取るためにも電話での対応がおすすめです。電話でコンタクトすることで次にご紹介する「現状のヒアリング」が行いやすくなります。

商談までに現状をヒアリングする

営業メールに反応があったら商談までに現状をヒアリングしておきましょう。商談前に相手の課題や状況を聞いておけば商談ではソリューションを提案できます。商談を課題解決の場とできればスムーズに成約に結びつけられる可能性が高くなります。ヒアリングはメールでのやり取りでも電話でのやり取りでも構いません。営業メールへの返信に対しての初期対応として電話でヒアリングを行い、ヒアリング内容を再度まとめてメールで送信しておくと相手の温度感を測りつつ情報の履歴を残せるのでおすすめです。

営業メールの例文をパターン別に紹介

ここからはこれまでご紹介してきたポイントや注意点を踏まえ、パターン別に営業メールの例文を5つご紹介します。営業メールの作成にお困りの方はこれらの例文を参考に自社のターゲットや商材・状況に合わせてアレンジしてみてください。例文を紹介する前に改めて営業メールの作成ポイントを列挙します。実際の例文と見比べてみながらご覧ください。

• 件名にこだわる
• 本文はわかりやすく簡潔に
• 求めるアクションやアポ日時を具体的に記載する

新規営業メール

まずは、新規営業メールの例をご紹介します。商材は営業支援ツールという想定です。

件名に具体的なベネフィットポイントを記載することで注意を引き、本文内ではツールの実績を紹介しています。また、アポイントメント候補日時を複数列挙し、商談を希望する場合の具体的なアクションを記載している点がポイントです。最後に、PDF資料などを忘れずに添付しておきましょう。可能であれば、資料ダウンロード数を計測できる状態にしておくと、効果測定が容易になります。

既存顧客への営業メール

続いて既存顧客への営業メール例をご紹介します。先ほどご紹介した営業支援ツールを導入している既存企業に対して、後継サービスの案内をする想定です。

まず件名では「新サービスの提供開始」という要件と、性能がアップしたというメリットを強調しています。また無料トライアルといったベネフィットを伝えることで、興味を引いている点もポイントです。本文内では具体的なアクションとして返信、もしくは担当営業への電話を促しています。既存顧客に対してはある程度幅を持たせた誘導の方が自然なためです。

商品提案メール

3番目の例として商品提案メールの例文をご紹介します。顧客管理システムを提案する想定の営業メールです。

件名には「顧客情報の散逸」という企業の課題と、それを解決するツールであることを記載しています。また「デモ利用は〇日まで」であるという情報も記載することで、メールをすぐに読むよう促している点もポイントです。本文内では社会情勢を踏まえながら企業へのベネフィットを提示し、申し込み後の準備期間を明示することでスケジュールを立てやすくしています。

セミナー集客メール

4番目の例としてセミナー集客メールの例をご紹介します。営業を効率化するための手法がテーマという想定です。

まずタイトルでセミナーの内容と先着順であることを伝えます。そうすることで興味がある層にクリックを促せるからです。また申し込みフォームとは別に、連絡先も明記しておきましょう。セミナー前にコンタクトしてくる層は興味関心が高まっている傾向にあります。そのような層を逃さない工夫が重要です。

リマインドメール

最後にリマインドメールの例文をご紹介します。新規営業メールでアポイントメントを獲得し、打ち合わせが明日に迫っている想定です。

リマインドメールでは打ち合わせ日時や場所を列挙し、互いの認識に齟齬がないか確認します。また事前のヒアリング内容に基づいた議題を列挙しておくことで、打ち合わせ内容を明確にすることもポイントです。最後に当日使う資料があれば事前に送付しておくと、相手側の理解も深まります。送付可能な資料があれば忘れずに送っておきましょう。

まとめ

この記事では営業メールのメリット・デメリット、効果を上げるポイントや注意点、具体的なメール例文をご紹介しました。営業メールを活用すれば、効率的に商談を獲得できます。メール営業を行う際は、この記事でご紹介したテクニックや注意点を参考にしてみてください。